変化が著しい「メールライティング」3項目

今回は特に重要なことなので、約2600文字のやや長文となります。

「Webライティング」というと、ホームページやSNSなどウェブサイト上での情報発信のこと、というイメージがありますが、メール交信も「Webライティング」の1つです。
そのメール交信、
他の「Webライティング」と比べて変化が著しいと言えるでしょう。

なぜかというと通信手段が変わり、それと同時にノウハウも変わってきているからです。
仕事上では5年ほど前まで、アウトルックやＧメール、ヤフーメールなどのメールソフトを利用した交信が主体だったのが、ここ数年、フェイスブックのメッセンジャー機能を利用した交信が増えています。

メールソフトと比べてフェイスブックを利用するのは便利で楽です。

それでは
「メール交信」ノウハウの最新バージョンを３つに分けてご説明します。

１）メールソフトとフェイスブックでの交信の違い

メールソフトと比べてフェイスブックメッセンジャーは次のようにほとんどメリットだらけです。
添付できるファイルの容量に関しても差はなくなっています。

1.簡単に交信できる

フェイスブックは当事者同士が誰か見えているわけですから、基本的には宛名は必要ないし、名乗る必要もありません。
ただし、特に丁寧な文章にしたい場合は、通常のメールと同様に行うのも良いでしょう。

2.交信履歴がすぐに分かる

通常のメールだと過去に何度も交信をしている場合、それを全て時系列で並べるのは大変です。

ところがフェイスブックだと、過去の交信記録が時系列で一目瞭然です。
途中でいくら長い間ブランクがあっても大丈夫なので、過去にどんな会話がなされたから思い出すのに便利です。

もちろんトラブルがあったときの証拠としても機能します。
過去の交信を全て読んで、自分の文章表現を反省したり、逆に相手に非があることが明らかだったりが分かります。

3.3人以上のグループを簡単に作れる

フェイスブックだと、３人以上のグループメッセンジャーを簡単に作ることができます。
だから例え大勢であっても、その全員で情報共有することができます。

4.フェイスブックの他の機能との連携がスムーズ

フェイスブックのイベントやグループページなど、フェイスブックユーザー同士の共通言語があり、様々な機能との連携がスムーズにできます。

２）フェイスブックメッセンジャーでの文章

基本的に時候の挨拶などまわりくどいことは必要ありません。

というのも、フェイスブックの場合には気軽に交信出来る分、短時間に頻繁に交信をするチャットのようになることがあります。
その場合、要件だけの内容でともすればぶっきらぼうだったり、まるで不愉快だったり怒っているかのような印象を受ける危険性があります。

そういったマイナスの印象を払拭するためにも、笑顔や冷や汗笑顔などの絵文字を使用する方が良いでしょう。

最後の文章はメールと同じく「何とぞよろしくお願いいたします」などの締めの言葉です。

３）電話はするな！！

さて、直接的にメール交信とは関係ありませんが、電話に関して気を付けておかなくてはならない重要なことを説明します。

現在の連絡手段は、メール交信のように非同期型のものが主流になりました。
非同期型というのは、同時にその場にいなくても会話が成立する形態で、双方が都合の良いときに読んで都合の良いときに送信することができます。

これに対して電話は完全に同期型です。
双方が同時期に時間を共有しなくては成立しません。
つまり時間を合わせる必要があるうえ、会話している時間はフルに時間を奪われることになります。

非同期型が増える傾向はますます強くなっています。

今でもいきなり電話をしてくる人がいます。

メールではなく電話を使用する理由はほぼ次の２つです。

どちらも自分のことしか考えていない論理です。

電話を受ける方からすれば仕事に集中しているときにかかってくれば集中が途切れて迷惑です。
休憩中であれば、仕事の話をしたくありません。

電話をする方は常にマウントを取っている状態です。

つまり時間を確保し心構えができてて、何を話し、何を聞いたいかがハッキリしています。
受ける方がまっさらです。
電話をした方のペースで進むのでどれだけ時間が取られるか分かりません。

特に最悪なのが、スマホで仕事をしている最中にそのスマホにかかってくること！
スマホ画面が受信画面に切り替わり、もう仕事が完全に中断してお手上げです。

さらに「電話派」の人に留意して欲しいのが、フェイスブックメッセンジャーで簡単にグループを作成できるがゆえに、多量のグループに入っていて日々処理する量が極めて多くなっている人が多いこと。

他に通常メール、ライン、スラック、チャットワークなどもあります。
それらを読むことと、返信することに必死にならざるを得ないことが増えました。

これら電話の受け手のことを想像できないというのは、ビジネスを行うものとして、

などと思われても仕方が無いでしょう。
どうしても電話で話したい場合は予め電話する時間を打ち合わせてからにしましょう。

ただし、それであってもメールでの「交信内容が残る」という長所をなくしてまでも電話にするべきなのかを考えましょう。
記録として残したくない会話内容なのかもしれないと疑われても仕方がありません。